小規模チーム内でスムーズに業務を進める5つの施策

小規模チーム内でスムーズに業務を進める5つの施策

2016.03.17
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ノウハウ

こんにちは。FJNです。すっかり春ですね。私は目下花粉との戦いに勤しみ、業務では、毎年恒例の超会議という一大イベントに戦いを挑んでいる最中ですが、みなさんいかがお過ごしでしょう。

私が所属するチームの業務範囲は比較的多岐にわたり、スピードと柔軟な対応を求められます。本当はメンバーは6人ですが、別プロジェクトに1人出張していて現在は5人で運用しています。私はその中でリーダーとして、依頼窓口となりメンバーに案件を振り分けつつ、自身もデザイン業務をこなしています。

今回は、小規模なチームでどのようにタスクをこなしていくか、安定した品質を担保するかのノウハウについてお話させていただきます。リーダーやアートディレクターとして、現場でメンバーをまとめている方の参考になれば幸いです。

チームで担当している業務について

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私は動画・編成グループに所属していて、その中でも主に編成業務を担当する編成チームの5人で日々の業務を進めています。例えば「静画」「生放送」など、サービスに所属するデザイナーは、そのサービスをじっくり改修・運用していますが、私達はサービスに紐付いていないので、作業範囲が広くなります。
具体的にはこのようなことをしています。

その中でも特にスピードを求められるのが超会議などイベントにまつわる制作物です。だいたい、メンバー1人あたりひとつ大きな担当案件を持ちつつ、合間に細かい案件をこなしています。細かく煩雑な業務をどのようにこなしていくのか、その肝はずばり「コミュニケーション」です。
では具体的にノウハウをご紹介します。

チームでの業務を円滑に進める5つの施策

編成チームでは5つの施策を取り入れています。

  • 課題管理ツール「JIRA」でタスク管理
  • 短時間の共有ミーティングを毎日開催する
  • 社内チャットでのコミュニケーション
  • クオリティチェック&コードレビュー&最終チェックのフロー
  • 依頼元との定例ミーティング

ひとつひとつ詳しくご説明します。

課題管理ツール「JIRA」でタスク管理

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以前ジェイさんの記事の中でも触れていますが、ドワンゴでは「JIRA」によるタスク管理を行っています。編成チームでは、「1日=8時間を2ポイント」という基準で、そのタスクに何ポイントかかるかを想定し、毎週の各自のタスクのチケットを切っています。チケットが一覧で並んでいるので、今週は誰が何のタスクを持っていて、あと何ポイント空いているかが可視化されます。

案件ひとつひとつに作業前にポイントをつけることで、各自ポイント内で業務を終わらせることを意識するようになり、効率が上がりました。また、ポイント負荷が高いところは調整して、メンバーの負荷を分散しています。

短時間の共有ミーティングを毎日開催する

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毎日5人で18時から、15分〜30分程度の共有ミーティングを行っています。日例(ニチレイ)と呼んでいます。社内では珍しく、現在のメンバーは全員女性。JIRAを見ながら今日の進行状況の確認を行います。

急な差し込み案件があった場合は、ずらせる予定を確認して担当を割り振ります。また、トラブルや迷っていることの相談や、デザインのレビュー、ノウハウの共有なども行います。毎日少しでも顔を合わせて直接話をする時間が大切だと私は考えています。ミーティング後、雑談に花が咲くこともあります。(女子っぽい!)

社内チャットでのコミュニケーション

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業務中はSlackという社内チャットツールを使っています。
複数人が関わる案件で急な変更が出たときに共有したり、何かつまずいた箇所があったらその解決方法を聞いてみたり、もちろん雑談もあります。メールほど堅くなく、気軽に共有できるのがチャットツールのよいところですね。

クオリティチェック&コードレビュー&最終チェックのフロー

制作物は、制作者とは別のチーム内の第三者が必ず目を通すフローで運用しています。


クオリティチェック
デザインの初稿を提出する前に、必ずリーダーか周りのデザイナーがチェックしています。企画担当者の確認前にデザイナーのフィルターを通すことで、一定の品質を担保しています。

コードレビュー
コーディングができたら、1時間程度時間をとって数人でコードレビューをします。以前にマカロフさんの記事でも触れられていますが、GitHubでレビュアーがコメントを残し、それを制作者が修正し、またレビュアーが確認します。

最終チェック
スペルチェック、リンクチェック、ブラウザチェック、W3C Validatorでのチェックなど、自身で行ったあと第三者にも確認してもらいます。
また、サイトにアップする直前にも、もう一度第三者がチェックしています。


急ぎの案件の場合は簡易的になってしまうこともありますが、上記フローは必ず行っています。時間がないほど、そして個人作業になるほどミスが起きやすいので、第三者によるチェックはとても大切です。

依頼元との定例ミーティング

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私達のチームはサービスに紐付いていないので、依頼元の部署も多岐にわたるのですが、メインは「編成セクション」という、サイト編成を行っている部署です。サイト編成は、文字通りサイトを編成する業務なのですが、具体的にいうとniconico内の各種プロモーションを管理したり、イベント関連のサイトのディレクションを行ったりしています。

このサイト編成のメンバーと、翌週〜翌々週辺りの予定を確認するミーティングを週一で行っています。先回りして依頼予定を聞いておくことで、メンバーのリソースを確保しスムーズに振り分けられるようになりました。

まとめ

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この5つの施策は、ここ1年程度の間にチームメンバーやマネージャー陣と試行錯誤しながら作りました。状況や案件の粒度などにより最適なやり方は違うと思いますが、業務を円滑に進めるにあたってひとつ共通して言えることは、「コミュニケーション大事!」ということです。

例えば、メールやチャットでのデザイン修正依頼があったとして、文面から意図を掴みきれないまま試行錯誤するよりは、こちらの意見も持って、直接話しに行くとスムーズに解決したりします。

時間がないと作業を優先してしまいがちですが、むしろコミュニケーションコストを削らないことが結果的に近道に繋がると思います。
ひとりで悩むより、周りに意見を聞くとさっと道がひらけることもありますね。

ではでは、またお目にかかりましょう。

 

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この記事を書いたメンバー

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FJN

Designer

美味しいものを食べて美しい世界を見るために生きてます。モノより思い出。

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